Як захистити паролем документи і pdf-файли з Office

Microsoft Office дозволяє шифрувати ваші документи і PDf-файли, що дає можливість захистити ваш документ за допомогою пароля. Іншими словами, якщо на документ ви встановите пароль - то ніхто без нього його не відчинить.

У сьогоднішній статті ми розповімо як захистити паролем документи і Pdf-файли. Інструкція створена в Office 2016 але підійде і для інших версій офісу.

Наскільки безпечно захищати документ паролем?

Раніше від Office 95 до Office 2003 схема шифрування була дуже слабкою, і її можна було легко обійти за допомогою програмного забезпечення для злому паролів.

У Office 2007 і вище Майкрософт більше серйозно підійшла до безпеки, і перейшли на Advanced Encryption Standard (AES). Тепер якщо ви задасте пароль на документ - зламати його буде дуже складно, і в теорії ваш документ буде в цілковитій безпеці.

У захисті документа можна задати пароль на редагування документа. Тобто людина без пароля зможе переглядати документи, але не редагувати. Такий вид захисту може бути легко зламаний і знищений. З цього, якщо встановлювати пароль - то бажано на весь документ.

Друге застереження: шифрування пароля працює добре, якщо ви зберігаєте документи в сучасних форматах, таких як docx. Якщо ви збережете документ у старому форматі, такому як doc - офіс буде використовувати старий і слабкий вид шифрування.

Загалом, якщо ви зберігаєте документи в сучасному форматі і задаєте пароль для всього документа - ваші документи в безпеці.

Як захистити документи Office за допомогою пароля

Щоб захистити, тобто задати на будь-який документ Office пароль - потрібно для початку його відкрити (це напевно "найскладніше" 🙂). Без різниці, що ви відкриєте - Word, Excel, PowerPoint або Access. У відкритому документі заходами в "Файл" зліва вгорі => Відомості => натисніть на кнопку "Захист документа" => Зашифрувати за допомогою пароля.

В Word дана кнопка "Захист документа", в Excel - "Захист книги", в PowerPoint - "Захист презентації", в Microsoft Access - Захист паролем. Але кругом ця кнопка знаходиться в "Відомості".

Також за допомогою даної кнопки ви можете просто обмежити редагування, щоб люди без пароля могли бачити документ, але не редагувати. Для цього виберіть "Обмежити редагування". Але як писалося вище - це не безпечно.

Придумайте і введіть пароль, після чого натисніть "ОК". Чим складніше пароль - тим важче підібрати його, якщо ви вкажете в якості пароля свій день народження -то не дивуйтеся, якщо його відкриють без проблем. Хоча може таким способом ви змусите підлеглих запам'ятати коли у вас іменини 🙂 Найкраще використовувати цифри, букви і знаки, щоб все було.

Якщо ви забули пароль - забудьте і про документ, зламати його буде дуже складно ...

У вікні підтвердження введіть пароль ще раз і натисніть "ОК"

Тепер збережіть і закрийте документ, і якщо ви відкриєте його снова- у вас зажадають пароль для його відкриття.

Щоб прибрати пароль - зайдіть в "Файл" => Відомості => натисніть на "Захист документа" => Зашифрувати з використання пароля => поле для введення пароля залиште порожнім і натисніть "ОК" => пароль буде видалений з документа.

Як створити захищений паролем PDF-файл

Також можна експортувати будь-який документ Office в PDF-файл, і захистити його паролем.

Відкрийте документ Office (Word, Excel, PowerPoint) => зайдіть в "Файл" => Експорт => Створити документ PDF / XPS => натисніть на кнопку "Створити PDF / XPS"

У вікні, виберіть "Параметри" => поставте галочку в поле "Зашифрувати документ за допомогою пароля" і натисніть "ОК"

Придумайте і введіть пароль в поле "Пароль" і "Підтвердження" => натисніть "ОК". Постарайтеся його не забути, щоб не зіткнутися з "приємним" времяпровождением з темою "Вгадай, щоб я міг сюди написати".

Виберіть місце для збереження PDF-файлу, і натисніть "Опублікувати".

Тепер знайдіть збережений PDF-файл і спробуйте відкрити, під час його відкриття у вас запросить пароль.

Ця функція дозволить Вам захищати важливі документи. На сьогодні все, якщо є доповнення -пише коментарі! Удачі Вам 🙂