Поради та хитрості для Google Docs

Google Docs дуже хороший сервіс по роботі з документами для тих - хто хоче редагувати документи в будь-якій точці земної кулі, що не тягаючи файли з собою на флешці. У ньому є багато корисних функцій: чого вартий хоча б доступ відразу кількох людей з різних точок земної кулі, причому працювати вони можуть одночасно. Ті у кого є акаунт Google - я думаю вже оцінили відкриття, створення і роботу з веб-офісним пакетом Google Docs, а й їм буде корисна ця стаття. Постараємося сьогодні розкрити деякі корисні трюки Google Docs:

1. Автономний доступ:

Тим хто вважає, що з Google Docs можна працювати тільки при підключеному інтернеті - ви помиляєтеся, документи можуть бути доступні в автономному режимі, просто оновлюватися на сервері вони будуть при підключенні до інтернету. Ця функція дозволяє переглядати, створювати нові документи поки у вас відсутній інтернет, а при підключенні - все зміни збережуться на сервері.

Автономний доступ можливий через Google Chrome, а тим хто вважає даний браузер поганим скажу - перевірте зайві програми на комп'ютері, розширення браузера, різні тулбари, можливо саме вони винні в гальмуванні браузера ...   Щоб включити, або перевірити чи включений автономний доступ: 

  • натисніть на шестірню в правому верхньому куті сайту і відкрийте Налаштування

Автономний доступ Google Docs

  •  у вкладці "Загальні" поставте галочку на "Оффлайн-доступ" і натисніть "Готово". Щоб відкрити документи без інтернету - потрібно відкривати сайт Google Drive в Chrome

Автономний доступ Google Docs

2. Робота кількох людей в реальному часі:

У Microsoft Office немає такої сумісності як в Google Docs. Якщо в офісі від майкрософт вам потрібно відредагувати документ і відправити його поштою для доопрацювання іншій людині, причому не факт, що у нього відповідна версія офісу, і він зможе зрозуміти всі формули ... То в Google Docs у всіх документи відкриваються однаково, поновлення все бачать в реальному часі, і не потрібно нічого пересилати поштою. Досить раз дати доступ на редагування документа або просто його читання, і всі зміни будуть видні іншим користувачам, або вони паралельно з вами зможуть його редагувати, і ви в реальному часі будете бачити їх коментарі .. Відкриваємо доступ до документа в реальному часі:

  • виділяємо файл, натискаємо на "Відкрити доступ до об'єкта"

    Google Docs налаштувати доступ

  •     можна "включити доступ за посиланням" і розіслати за потрібне людям її, а можна дати доступ певним людям по їх поштою. Плюс вибрати, що вони можуть: редагувати, коментувати або переглядати

Google Docs налаштувати доступ

Тепер якщо ви будете редагувати документ і на іншому комп'ютері хтось відкриє даний документ, то він буде бачити одним кольором свій курсор і іншим кольором чужий ... Навівши на інший курсор - бачимо прізвище та ім'я людини редактирующего документ, і всі дані які він введе -будут відразу ж вам видно, а якщо ви введете дані - він теж їх побачить і йому буде видно, що він не один редагує документ :). Простіше кажучи - удвох веселіше і швидше 🙂

Google Docs налаштувати доступ

3. Опублікувати документ:

Можна обійтися без надання доступу кожній людині окремо, і опублікувати документ в інтернеті. Пару кліків миші і у вас є посилання в інтернеті, за допомогою якої будь-яка людина зможе відкрити даний документ з будь-якої точки земної кулі. Можливо ви просто посилання вставите у себе на сайті, а може поділитеся посиланням на якомусь форумі, в будь-якому випадки річ потрібна 🙂

  • у відкритому документі заходами в "Файл" - "Опублікувати в інтернеті"

Google Docs опублікувати документ

  •  налаштуйте параметри публікації: вибираємо весь документ опублікувати або тільки один лист, публікувати кожен раз його при оновленні чи ні, і після натискання "Почати публікацію" - внизу з'явитися посилання на документ в інтернеті

Google Docs опублікувати документ

Тепер ділимося посиланням, і всі бажаючі одразу зможуть побачити документ, але без прав редагування

Google Docs опублікувати документ

4. Перевірити написання слів:

Даної функції не було довгий час в документі, але тепер можна швидко перегорнути документ і виправити всі помилки:

  • в самому документі натискаємо "Інструменти" - "Перевірка правопису"

Google Docs перевірка правопису

  •  вибираємо зі списку потрібні слова для заміни або самі пишемо правильні

Google Docs перевірка правопису

Можна скористатися швидкими клавішами для переміщення між помилками документів: Ctrl + 'показує наступну помилку, а якщо натискати Ctrl +; - то шукає помилки в раніше написаному тексті (плюс натискати не потрібно, а то буде шукати друкарську помилку і збільшувати масштаб 🙂)

5. Знайти і вставити посилання:

Якщо вам в документі потрібно вставити посилання - не потрібно її шукати в новій вкладці, а потім прив'язувати, досить пару кліків і в самому документі відкриється пошук потрібної вам сторінки:

  • виділяємо текст до якого ви хочете прив'язати посилання і натискаємо правою клавішею миші, вибираємо "Посилання". Можна скористатися швидкими клавішами Ctrl + K

Google Docs вставити посилання в документ

  •   знаходимо потрібну нам посилання і натискаємо "застосувати"

Google Docs вставити посилання в документ

6Налаштування стилю тексту:

В принципі нічого нового, як і в звичайному офісі ви можете виділяти текст і застосовувати до нього різні стилі форматування -Вибрати в списку потрібний

Google Docs настройка стилю

також ви можете змінити шрифт тексту, його стиль і запам'ятати цей вибір, щоб в майбутньому застосовувати для іншого тексту. Виділивши правильний шрифт і стиль - вибираємо "Тема" - "Підзаголовок" - "Оновити підзаголовок відповідно до виділеного фрагментом"

Google Docs настройка стилю

Помінявши стилі - можна зберегти їх на майбутнє, щоб і в інших документах можна було задати той же стиль, з тим же шрифтом і т.д .: в меню потрібно вибрати "Налаштування" - "Зберегти як стилі за замовчуванням"

Google Docs настройка стилю

7. Створити персональний словник:

Як і в звичайному офісі ви можете створити словник з власних слів, щоб правопис не підкреслює їх і знало, що вони правильні. Найчастіше туди поміщають прізвища, іноді нецензурні вирази 🙂 - ну в загальному ви зрозуміли, функція щодо потрібна ...

  •   натискаємо на підкреслене потрібне слово правою клавішею миші і вибираємо "Додати до словника"

Google Docs персональний словник

Щоб подивитися весь словник, додати щось або видалити зайве - заходимо в "Інструменти" => "Словник"

Google Docs персональний словник

8.Копірованіе і вставка в веб-буфер обміну:

Щось схоже як на комп'ютері, ви копіюєте якийсь текст, картинку і т.д. в буфер, потім вставляєте її в потрібному місці. А в Google Docs веб-буфер обміну прив'язаний до вашого Google аккаунту, з цього все що ви скопіювали в веб-буфер буде слідувати за вашим аккаунтом на всіх комп'ютерах і пристроях, де ви зайдете під собою. Може і зручна річ, але я поки не придумав навіщо вона мені потрібна ....

Те, що ви скопіювали в веб-буфер - буде там перебувати 30 днів до очищення, якщо ви самі не очистите зайшовши в "Правка" => "Веб-буфер обміну"

Google Docs веб-буфер обміну

9. Встановити додаток:

Якщо стандартних функцій вам мало - можна попорпатися в доповненнях і поставити потрібні. Для цього потрібно зайти в "Додатки" => "Встановити доповнення" => вибрати потрібний і встановити

Google Docs встановити доповнення

є ще багато стандартних функцій, сьогодні їх описувати не будемо, а розберемо найцікавіші в майбутніх статтях. Google Docs постійно розвиваються і можливо скоро відпаде потреба в установленому офісі на комп'ютер, але це все лише майбутнє, а поки потрібно жити, щоб побачити, чим все закінчиться ... Удачі вам 🙂

Читайте також: Як зберегти закладки браузерів перед перевстановлення;

Як увійти в Біос і змінити метод завантаження;

Як відновити не збережений документ Word.